Hôm nay (16/5/2025), UBND tỉnh ban hành Văn bản số 4273/UBND-TH yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố, thị xã, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước quán triệt và triển khai thực hiện các quy định của Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc triển khai thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của Thông tư trên; chủ động tham mưu thực hiện những nhiệm vụ thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của UBND tỉnh. Đồng thời chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổng hợp các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện (nếu có), kịp thời phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ để nghiên cứu, giải quyết.

Thông tư số 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết về trình tự, thủ tục thu nộp hồ sơ, tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử; trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ; hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ và bản sao tài liệu lưu trữ; trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ kết quả công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ;…

Thông tư số 06/2025/TT-BNV cũng quy định rõ việc quản lý tài liệu trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại như sau: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trước khi giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại phải được nộp, chỉnh lý, thống kê, bàn giao theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ quan, tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới thành lập hoặc cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giải quyết công việc đó.

Các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

Trường hợp giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động thì tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Tài liệu khác được bàn giao cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý hoặc bàn giao cho chủ sở hữu hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp quản lý.

Trường hợp tổ chức lại thì tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định theo Thông tư này. Tài liệu khác được quản lý như sau: Trường hợp chia cơ quan, tổ chức thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý. Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, tổ chức mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý…

Trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, tài liệu được quản lý như sau: Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn do Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

Đối với tài liệu số, Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh và trích xuất, bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh để lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng theo quy định của pháp luật; đồng thời, giao cơ quan, tổ chức có chức năng tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác, sử dụng cho đến khi hoàn thành việc chuyển toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới…

H.B (tổng hợp)