Sở Nội vụ vừa ban hành Văn bản số 616/HD-SNV ngày 23/3 về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Theo đó, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 9 và khoản 3 Điều 14 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm: Tại Bộ phận một cửa, Trung tâm hành chính công phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ thiếu); Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (nếu hồ sơ không đúng quy định); Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ... Tại cơ quan giải quyết thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp phải có Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (nếu có); tài liệu khác (nếu có). Các thành phần hồ sơ này được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh và được kết nối liên thông với Cổng dịch vụ công của bộ, ngành, địa phương.

Việc lập và nộp lưu hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh. Đến thời hạn nộp lưu hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được nộp vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Thời hạn nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan trong vòng một năm tính từ ngày hồ sơ thủ tục hành chính giải quyết xong (kết thúc hồ sơ).

Hồ sơ thủ tục hành chính sau khi giải quyết xong ngoài việc lưu trữ trên hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh theo quy định của pháp luật chuyên ngành, được lập và lưu tại Kho Lưu trữ dữ liệu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử bảo quản an toàn, được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử, sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung hồ sơ; phương tiện lưu trữ hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện sao lưu thủ tục hành chính điện tử đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu; người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong đó có hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi… Thời hạn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được xác định như đối với thời hạn lưu trữ hồ sơ giấy theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

Việc lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử có giá trị pháp lý như lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính dạng văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định. Việc bảo quản hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử của các cơ quan phải đảm bảo theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ- CP và Chương III Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

PT (Tổng hợp)